PR 소프트웨어 vs 수작업: 얼마나 많은 시간과 노력을 절약할 수 있을까요?
반복적이고 시간이 많이 소요되는 PR 업무가 여전히 많습니다.(뉴스 모니터링, 보도자료 배포, 미디어리스트 구축 등) 이러한 상황은 비단 혼자만의 고민이 아닙니다. PR 전문가들이 겪는 주요 과제들을 살펴보고, 어떻게 하루를 더욱 효율적으로 관리할 수 있는지 알아보겠습니다.
Oct 23, 2024
소개
PR 전문가로서 바쁜 아침 일정을 소화하는 것은 익숙하실 겁니다. 두 번째 커피를 마시고, 노트북 앞에 앉으면 오늘의 업무를 시작할 준비가 됩니다. 특히, 미디어에 공유할 중요한 자사 뉴스가 있다면 더할 나위 없이 좋은 날이겠죠.
하지만 그 열정과 카페인의 힘으로도 해결되지 않는, 반복적이고 시간이 많이 소요되는 PR 업무가 여전히 많습니다. 이러한 상황은 비단 혼자만의 고민이 아닙니다.
오늘은 많은 PR 전문가들이 겪는 주요 과제들을 살펴보고, 어떻게 하루를 더욱 효율적으로 관리할 수 있는지 알아보겠습니다.
시간 소모가 크지만 반드시 필요한 PR 작업
“일상적으로는 반복적이고 지속적인 작업을 처리하는 한편, 더 집중을 요하는 창의적인 프로세스를 다루며 시간을 나눕니다. 예를 들어, 이메일 리스트를 관리하는 것은 반복적인 작업에 속하지만, 매력적인 피칭 이메일을 작성하는 일은 창의적인 작업에 속합니다.”
이 말이 낯설지 않으신가요? PR 업무는 크게 두 가지로 나뉩니다. 하나는 전략적 사고가 필요한 창의적인 업무이고, 다른 하나는 반복적이지만 필수적인 일입니다. 이 두 가지가 적절히 균형을 이루어야만 자사가 추구하는 높은 수준의 PR 성과를 달성할 수 있습니다. 따라서 시간을 효율적으로 관리하는 것이 무엇보다 중요합니다.
이러한 도구들을 간소화하여 시간을 절약하고, 성장을 도모하거나 더 나은 결과를 창출할 수 있는 방법이 바로 PR 소프트웨어입니다. 도입할 준비가 되었다면, 이제 이를 통해 얼마나 많은 시간을 절약할 수 있을지 고민해볼 때입니다.
반복적인 작업에서 해방된 시간은 캠페인 전략 개발이나 브랜드 가치를 극대화하는 일에 활용할 수 있습니다. 시간을 효율적으로 사용하도록 도와줄 뿐 아니라, 자사의 브랜드를 한층 더 성장시키는 발판이 될 것입니다.
PR 업무 1: 자사/업계 뉴스를 지속적으로 모니터링
- PR 소프트웨어 없이: 주 5시간
- PR 소프트웨어와 함께: 주 1시간
"일주일에 최대 5시간을 뉴스를 읽고 자사와 관련된 주요 이슈를 정리하는 데 사용한다”
업계의 변화와 흐름을 꾸준히 파악하는 것은 성공적인 PR 활동을 위해 필수적입니다. 많은 PR 전문가들은 주간 일정 중 상당 시간을 할애해 자사, 산업 및 경쟁사 관련 뉴스를 모니터링하고, 중요한 정보는 기록하여 팀과 공유합니다.
이 작업은 PR 전문가들에게 있어 중요한 일 중 하나이지만, 다행히도 더 효율적인 방법이 있습니다. PR 소프트웨어 솔루션을 이용하면 모니터링 기능을 통해 자사와 관련된 산업, 경쟁사, 제품 키워드를 등록하고 관련 뉴스를 더 손쉽게 찾을 수 있습니다. 이렇게 절약된 시간은 더 전략적인 업무에 활용할 수 있죠.
PR 업무 2: 미디어 리스트 작성
- PR 소프트웨어 없이: 10시간
- PR 소프트웨어와 함께: 1시간
미디어 리스트를 구축하는 일은 PR 업무에서 중요한 역할을 합니다. 적절한 기자를 찾고, 그들과 소통할 기회를 만드는 것은 필수적이지만, 시간 소모가 큰 작업입니다.
인터넷 검색과 소셜 미디어를 통해 기자와 미디어 연락처를 수집하고 정리할 수 있지만, 수작업으로 처리하려면 많은 시간이 걸리기 마련입니다.
각종 보도자료 배포(Wire) 서비스는 이 과정을 훨씬 더 효율적으로 만듭니다. 작성한 보도자료를 간단히 업로드하면, 원하는 일정에 맞춰 많은 기자에게 전달할 수 있습니다. 예
PR 업무 3: 팀 업데이트 관리
- PR 소프트웨어 없이: 하루 30분
- PR 소프트웨어와 함께: 전혀 시간이 소요되지 않음
팀과의 소통은 성공적인 PR 활동을 위해 필수적입니다. 일반적으로 프로젝트 관리 도구나 공유 스프레드시트를 통해 각자의 진행 상황을 공유하며, 관련 작업을 팀원들과 업데이트하는데 시간을 할애하게 됩니다.
뉴스럴에선 이 과정이 훨씬 더 간편해집니다. 여러 사용자가 한 곳에서 동일한 계정에 접근할 수 있어, 과거의 배포 이력을 한눈에 파악할 수 있습니다.
PR 업무 4: 맞춤형 보고서 작성
- PR 소프트웨어 없이: 4시간
- PR 소프트웨어와 함께: 1시간 이내
한 달 중 보고서를 제출해야 하는 날, PR 담당자라면 누구나 마음이 무거울 수 있습니다. 주간 보고서를 작성하는 데만 해도 약 2시간이 소요되며, 월간 보고서는 그 복잡성에 따라 최대 4시간이 걸릴 수 있습니다.
하지만 적절한 PR 소프트웨어가 있으면 이러한 작업이 훨씬 더 간소화됩니다. 수기로 뉴스를 검색해 엑셀에 복사해 넣는 데 많은 시간을 쏟을 필요가 없습니다. 예를 들어, 뉴스럴 분석기능을 사용하면 월별, 주별로 쉽게 비교할 수 있으며, 여러 탭을 오가며 데이터를 수집할 필요도 없습니다. 모든 데이터가 시각화되어 제공되기 때문입니다.
커버리지 링크를 복사해 붙이는 대신, 시스템이 자동으로 온라인 뉴스를 가져와 시각적으로 보여줍니다. 이 도구를 통해 통계, 차트, 타임라인을 손쉽게 생성할 수 있으며, 자신과 팀의 필요에 맞게 맞춤형 보고서를 작성할 수 있습니다.
보고서 작성이 복잡하게 느껴지신다면,뉴스럴을 통해 그 과정을 훨씬 더 간단하고 효율적으로 관리할 수 있습니다.
결론: PR 소프트웨어로 핵심 업무에 집중할 수 있는 시간 확보
PR 전문가들이 더 중요한 일에 집중할 수 있도록 도와줍니다. 일일, 주간, 월간의 시간 절감 효과만 생각해도 그 중요성은 충분합니다. 소프트웨어를 도입하는 것이 처음에는 비용 부담으로 느껴질 수 있지만, 이제는 그 어느 때보다도 저렴하고 효율적인 옵션들이 많습니다.
뉴스럴 솔루션은 웹 기반으로 제공되어 계정 설정 과정이 간단하며, 대규모 초기 투자 대신 월별 구독 모델을 통해 손쉽게 비용을 관리할 수 있습니다. 시간을 절약하는 것은 결국 비용 절감으로 이어지며, 이는 바쁜 PR 전문가들에게 큰 도움이 됩니다. 팀의 일상적인 업무 부담을 덜어줄 뿐만 아니라, 주요 브랜딩 메시지와 고객 관계에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다. ※ 홈페이지 바로가기
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